Các dự án công trình công cộng thường lớn và liên quan đến hàng núi thủ tục giấy tờ và giấy chứng nhận liên quan đến các tiêu chuẩn pháp lý, tài chính và đạo đức. Ở Ý, các công ty nhận đấu thầu các công trình công cộng trị giá trên 150.000 EUR phải được thông qua một quy trình xem xét, phân tích báo cáo kinh doanh trong vòng 10 năm của các đơn vị này. Phần lớn điều này được thực hiện thủ công, điều này làm cho việc thu thập, sắp xếp, lưu trữ dữ liệu trở nên lặp đi, lặp lại, nhàm chán, và rất tốn thời gian.
Khi tài liệu được lưu trữ trong hệ thống quản lý, các bộ phận không nằm trong hệ thống sẽ không thể tiếp cận được chúng, dẫn đến tình trạng dữ liệu các bộ phận này có được không thật sự chính xác và đầy đủ. Đồng thời, việc lưu trữ tài liệu như vậy thiếu đi bước kiểm toán bằng văn bản – truy xuất nguồn gốc, một bước Cơ quan Chống Tham nhũng Quốc gia (ANAC) yêu cầu doanh nghiệp thực hiện.
UNIONSOA hay còn gọi là SOAs (Hiệp hội quốc gia của các tổ chức chứng nhận quốc) đã biến những thách thức trong việc hiện đại hóa quy trình xét duyệt, cấp chứng nhận này thành cơ hội để phát triển.
Trải nghiệm khách hàng: Cơ hội để phát triển
Giải pháp kỹ thuật số, mà UNIONSOA hình dung, giúp chính phủ Ý thực hiện mục tiêu khắc phục tình trạng quan liêu, đơn giản hóa thủ tục và minh bạch hóa hoạt động mua sắm chính phủ. Đồng thời, giải pháp này mở ra cho UNIONSOA cơ hội kinh doanh mới có trải nghiệm khách hàng tốt hơn. Ước tính, trên thị trường, khoảng 29.000 nhà thầu cần được cấp chứng chỉ, tiềm năng tăng trưởng là rất lớn.
Kế hoạch sắp tới của UNIONSOA là phát triển một giải pháp mạng lưới an toàn, tự động hóa quy trình cấp chứng nhận, tạo ra sự minh bạch và cung cấp báo cáo trạng thái theo thời gian thực cho tất cả các bên liên quan. Tuy nhiên, để đạt được điều này, đòi hỏi chuyên môn sâu rộng về CNTT và ERP. Đó là lý do tại sao UNIONSOA chuyển sang IBM.
IBM đóng vai trò là đối tác chuyển đổi số
UNIONSOA đã làm việc với một số nhà cung cấp công nghệ lớn để cải thiện quy trình chứng nhận này. Cuối cùng, sau khi đánh giá các giải pháp, UNIONSOA quyết định chọn IBM bởi họ hiểu biết về các quy trình bắt buộc của việc cấp chứng nhận và cách cải tiến chúng.
Đặc biệt, dự án này được thực hiện trong thời gian phong tỏa của đại dịch: mọi thứ, bao gồm đàm phán, ký hợp đồng và thử nghiệm blockchain đều được thực hiện thông qua các cuộc gọi từ xa.
Chứng nhận kỹ thuật số được thực hiện bởi dữ liệu đám mây và blockchain
UNIONSOA đã tham gia vào Phòng thí nghiệm chuyên gia tích hợp đám mây của IBM để số hóa chức năng cấp chứng nhận SOAs. Được hỗ trợ bởi công nghệ blockchain tích hợp với phần mềm tự động hóa quy trình làm việc của IBM, giải pháp giúp tự động hóa quy trình làm việc và tạo ra sự minh bạch và tin cậy giữa các bên liên quan, điều này giúp các bên tư nhân và chính phủ chia sẻ dữ liệu mật. Và được xây dựng dựa trên nền tảng đa đám mây (multicloud), tức sử dụng dịch vụ điện toán Cloud của 2 hay nhiều nhà cung cấp cùng lúc, cụ thể là của IBM và Microsoft Azure.
Sử dụng phương pháp IBM Garage, UNIONSOA và nhóm IBM đã tiến hành hai hội thảo về tư duy thiết kế để biết được các yêu cầu của người dùng và tạo ra giao diện.
Với sản phẩm cuối cùng, các thành viên trong mạng lưới – dù là ANAC, nhà quản trị công hay các bên liên quan khác – đều có thể truy cập thông tin theo yêu cầu thông qua công nghệ sổ cái phân tán (DLT) và theo dõi trạng thái chứng nhận với các thông báo có thời gian thực. Khách hàng mới có thể được thêm vào bất kỳ lúc nào và các tính năng mới như công chứng trực tuyến, đảm bảo tính nguyên bản của tài liệu và chứng thực nguồn gốc tài liệu đã được thêm vào.
Việc xác thực chứng nhận này đáp ứng nguyên tắc “Một lần & Duy nhất” của ANAC, theo đó việc xác minh và kiểm tra Hồ sơ ảo chỉ cần thực hiện 1 lần và không phải thực hiện lại. Điều này góp phần tăng minh bạch nhưng vẫn duy trì các tiêu chuẩn cao nhất về truy xuất nguồn gốc và bảo mật.
Giảm sai sót, đẩy nhanh quy trình làm việc và đảm bảo độ chính xác cao
Nhờ giải pháp này, nhóm đã tạo một kho lưu trữ dữ liệu của khoảng 12.000 hồ sơ ảo trong tổng số 29.000 doanh nghiệp được công nhận đang hoạt động tại Ý. ANAC cũng có thể truy cập chúng. điều này giúp cắt giảm thời gian và nguồn lực dành cho việc xử lý các kiểm soát và đánh giá.
Từ ý tưởng đến thử nghiệm, quá trình này chỉ mất chín tháng – dù trong điều kiện bất lợi do đại dịch gây ra.
Nhờ việc hợp lý hóa quy trình cũ chậm chạp và dễ xảy sai sót thông qua quy trình làm việc tự động, nhân viên thoát khỏi công việc nhàm chán, lặp đi, lặp lại và tiếp cận các công việc tạo ra giá trị cao hơn. Bên cạnh đó, công nghệ sổ cái phân tán (DLT) bất biến của blockchain giúp tăng cường độ chính xác, tin cậy và minh bạch của thông tin. Cuối cùng và quan trọng nhất là giải pháp đã tạo sự khác biệt cho UNIONSOA, bằng cách nâng cao trải nghiệm của khách hàng được chứng nhận.
Trang Phạm
Nguồn: IBM Blog
