ERP+ tập 5 – Tích hợp RPA vào SAP

Hầu hết các quy trình SAP, chẳng hạn như quy trình kế toán, quản lý giao dịch và báo cáo, đều là thủ công và lặp đi lặp lại. Điều này làm cho RPA trở thành một ứng cử viên sáng giá giúp tự động hóa SAP.

Ngày nay, phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) tích hợp tất cả các quy trình của một doanh nghiệp như tài chính, sản xuất, nhân sự, chuỗi cung ứng,… vào một hệ thống duy nhất. Và SAP là một trong những phần mềm ERP được sử dụng phổ biến nhất trên thị trường hiện nay. Phần mềm SAP bao gồm các ứng dụng hoặc “mô-đun” sao cho mỗi mô-đun tập trung vào một lĩnh vực cụ thể của doanh nghiệp. Các mô-đun SAP được kết hợp linh hoạt tùy thuộc vào ngành, và nhu cầu sử dụng của công ty. Phần mềm SAP giúp doanh nghiệp:

• Thu thập dữ liệu phù hợp từ nhiều nguồn khác nhau trong kinh doanh
• Chia sẻ một cơ sở dữ liệu duy nhất giữa các bộ phận khác nhau 
• Hiển thị trực quan, cung cấp insight và những phân tích sâu sắc, giúp doanh nghiệp có những quyết định đúng đắn hơn.

Ứng dụng của RPA trong SAP

Các bot RPA giúp giải quyết việc nhập liệu, tạo báo cáo, cảnh báo và các công việc lặp đi lặp lại khác trong hầu hết các phòng ban được kết nối bởi phần mềm SAP.

1. Tài chính & Kế toán 

Các mô-đun Tài chính trong SAP cho phép cập nhật các insight về tài chính, các quy trình nhanh, chính xác và ứng dụng chiến lược của dữ liệu tài chính. Các bot RPA có thể tự động hóa nhiều tác vụ trong các mô-đun tài chính của SAP, chẳng hạn như:

• Kế toán:
  • Quy trình Khoản chi (Account Payable – AP) xử lý việc nhận, xử lý và thanh toán tiền nợ của công ty. 
  • Quy trình Khoản thu (Account Receivable – AR) xử lý việc thu tiền nợ về công ty. Tương tự như AP, AR có tính tự động hóa cao. AR là bước cuối cùng trong quy trình quản lý đơn hàng.
  • Đối chiếu tài khoản: Đối chiếu số liệu trên sổ cái với số liệu trong báo cáo ngân hàng.
  • Quy trình hoàn tất phê duyệt tài chính (financial close) tạo ra một báo cáo về tất cả các quá trình trước đó. Giúp thông báo cho các bên liên quan về tình hình hoạt động tài chính của công ty trong một khoảng thời gian cụ thể.

• Lập kế hoạch tài chính:
  • Phần mềm SAP tập trung vào việc phân tích các xu hướng tài chính và hợp nhất các kế hoạch cũng như tình hình thực tế vào một hệ thống tài chính.
  • Các bot RPA thu thập dữ liệu về các xu hướng và dự báo tài chính giúp việc phân tích, lập ngân sách và kế hoạch hoạt động diễn ra nhanh hơn.

• Kho bạc:
  • Phần mềm SAP cho phép người dùng phân tích dòng tiền, vốn, thanh toán và rủi ro tài chính dựa trên KPI, báo cáo và kế hoạch thanh khoản.
  • Các bot RPA trong SAP có thể tự động phân tích tình hình tiền mặt (dự đoán các khoản chi và khoản thu dự kiến ​​trong ngày) và trích xuất các báo cáo từ báo cáo lãi lỗ (P&L).

2. Tuyển dụng 

Tuyển dụng là một nhiệm vụ đơn giản có thể tự động hóa trong SAP. Quy trình tuyển dụng trong SAP xoay quanh các bước sau:

• Quản lý tuyển dụng được thực hiện bởi đội ngũ quản lý và tuyển dụng. Đây không phải là một ứng viên sáng giá để tự động hóa. Công việc này bao gồm xác định:
  • Những vị trí còn trống của công ty
  • Cách chọn lựa ứng viên
  • Cách đánh giá ứng viên

• Đăng tuyển dụng nhằm mục đích thu hút ứng viên phù hợp. Nếu việc đăng các vị trí nào trên các cổng thông tin việc làm nào được lên kế hoạch trước, thì công việc này có thể được tự động hóa. Tuy nhiên, khi công ty muốn tiếp cận nhân tài ở các mảng mới, thì công việc này cần cân nhắc và lựa chọn trang tin thích hợp. Ví dụ: LinkedIn có thể là một bản tin tuyển dụng tuyệt vời cho các vị trí phát triển kinh doanh nhưng honeypot có thể phù hợp hơn cho việc tìm kiếm tài năng phát triển phần mềm.

• Tiếp nhận ứng viên bao gồm tìm kiếm trong các nhóm tuyển dụng hoặc đăng bài truyền thông trên các mạng xã hội khác nhau. Bước này có thể được tự động hóa bằng cách lập trình các bot để sàng lọc các nhóm tuyển dụng và cơ sở dữ liệu để tìm ra các ứng viên đủ tiêu chuẩn và tiếp cận họ bằng các thông báo được tùy chỉnh tự động.

• Nhập và theo dõi đơn ứng tuyển, nhận đơn ứng tuyển từ các nguồn khác nhau như email và tin nhắn LinkedIn.
  • Các bot RPA có thể tự động hóa công việc này bằng cách thu thập, xử lý và sắp xếp thông tin ứng viên để lưu trữ trong hệ thống ERP của công ty.
  • RPA chatbots có thể cải thiện hơn nữa quy trình này bằng cách gửi phản hồi tự động khi ứng viên theo dõi, cũng như trả lời các câu hỏi đơn giản từ ứng viên và hướng dẫn đăng ký.

• Tạo và gửi thư mời làm việc, điều chỉnh các thư mời làm việc cho từng ứng viên có thể tốn nhiều thời gian do sự thay đổi trong thông tin của ứng viên.
  • Đối với các offer áp dụng chung cho nhiều ứng viên, bot RPA có thể tự động hóa quá trình tạo đề xuất tuyển dụng bằng cách:
    • Điều chỉnh các offer theo thông tin của từng ứng viên.
    • Xử lý thư mời làm việc nhanh hơn và ít sai sót hơn.
  • Đối với các offer được tùy chỉnh đa dạng cho các ứng viên khác nhau, quá trình tuyển dụng nên được thực hiện thủ công. Tuyển dụng là một trong những quy trình quan trọng nhất đối với một công ty. Nếu việc thay đổi các yêu cầu là cần thiết để tìm kiếm được nhân tài thì các công ty nên làm điều đó.

3. Bán hàng (Sales)

Mô-đun SAP dành cho bán hàng bao gồm nhiều tác vụ có thể được tự động hóa bởi RPA, chẳng hạn như xử lý đơn đặt hàng (yêu cầu, điều kiện và xác nhận), quản lý dữ liệu (nhập liệu và làm hợp đồng, cập nhật và xác thực), cũng như sửa lại các lỗi.

RPA có thể cải thiện các quy trình này bằng cách:

• Thu thập dữ liệu về khách hàng, đơn đặt hàng và yêu cầu, cũng như cập nhật cơ sở dữ liệu này.
• Giảm thiểu sai sót do nhập dữ liệu thủ công. 
• Theo dõi đơn đặt hàng, để đảm bảo rằng người mua đã nhận được hàng hoặc dịch vụ, chấp nhận và xác nhận mua hàng và thực hiện thanh toán.
• Tự động hóa báo cáo về việc hoàn thành các quy trình.

Một ứng dụng nữa của RPA là duyệt hồ sơ dự thầu và yêu cầu đề xuất (Requests For Proposal – RFP). Các bot RPA có thể được lập trình để thu thập dữ liệu các trang web đấu thầu, tìm kiếm các RFP có liên quan và cảnh báo có trách nhiệm.

4. Chuỗi cung ứng

Mua sắm và logistics trong chuỗi cung ứng mở ra nhiều cơ hội ứng dụng RPA vì các mô-đun này thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại.

• Đối với mô-đun SAP mua sắm, các bot RPA có thể tự động hóa các công việc giao dịch như duy trì hồ sơ nhà cung cấp, tạo và xác thực hợp đồng. 
• Đối với các mô-đun SAP logistics, bot RPA có thể tự động hóa việc chuẩn bị lịch trình vận chuyển, theo dõi lô hàng, kiểm kê kho và báo cáo.

Việc triển khai RPA trong các mô-đun SAP của chuỗi cung ứng sẽ làm tăng hiệu quả đầu tư (ROI), giảm chi phí và sai sót.

5. Giao diện và kết nối

Hệ thống SAP có thể được kết nối với các hệ thống thuộc SAP và các hệ thống không thuộc SAP khác nhau trong một doanh nghiệp thông qua giao diện. Các giao diện này có thể được kết nối thông qua:

• SAP Process Integration (SAP PI) là một nền tảng tích hợp các ứng dụng thuộc SAP và các ứng dụng không thuộc SAP để cho phép trao đổi dữ liệu giữa các phần mềm nội bộ, cũng như bên ngoài doanh nghiệp.
• SAP Process Orchestration (SAP PO) là một phiên bản nâng cấp của SAP PI với các tính năng tích hợp và quản lý quy trình, cũng như quản lý quy tắc nghiệp vụ của SAP.

Sự kết nối của các giao diện thuộc SAP cũng như không thuộc SAP này giúp xử lý nhiều giao dịch hàng ngày. Việc phát hiện lỗi trong các giao dịch này không hề dễ dàng, hầu như chỉ được phát hiện khi một giao dịch nào đó không thể thực hiện. Trong trường hợp này, người dùng được yêu cầu xác định về sự cố và cách khắc phục.

Việc triển khai RPA để giám sát các giao diện có thể cho phép kiểm tra các quy trình và các kết nối liên tục, giúp xác định sai sót và báo cáo chúng cho người dùng để có khắc phục ngay lập tức.

Lý do các doanh nghiệp nên triển khai RPA trong SAP

• Giảm được thời gian dành cho các công việc lặp đi lặp lại.
• Giảm sai sót do nhập liệu thủ công.
• Đảm bảo tính tuân thủ, chất lượng và độ chính xác của các báo cáo và dịch vụ thông qua giám sát tự động.
• Hệ thống ERP được xây dựng để liên kết các bộ phận với nhau trong các quy trình quan trọng của doanh nghiệp. RPA giúp tự động hóa các quy trình trên hệ thống ERP.
• Cải thiện kết nối các giao diện thuộc SAP cũng như không thuộc SAP  bằng cách cho phép giám sát giao dịch liên tục.

Một số RPA trong nghiên cứu điển hình SAP:

Zeuilling pharma là nhà phân phối dược phẩm và sản phẩm chăm sóc sức khỏe lớn nhất tại Malaysia, có ± 15.000 khách hàng. Họ cung cấp các dịch vụ phân phối kỹ thuật số mang tính thương mại để tiếp cận thị trường dịch vụ chăm sóc sức khỏe ở Châu Á.

Việc triển khai RPA vào phần mềm SAP của họ cho phép Zeulling Pharma:

• Tự động hóa các đơn đặt hàng, hóa đơn và theo dõi lô hàng.
• Cho phép đặt nhiều đơn hàng hơn do hiệu suất liên tục của bot RPA.
• Nhân viên tập trung thực hiện các nhiệm vụ chiến lược hơn.

Trang Phạm
Nguồn: AIMultiple

Sự kết hợp của ERP và một số công nghệ khác tại Series ERP+